Gastos deducibles para empresas: guía sobre el alquiler de inmuebles para empleados

Bajo este título analizamos qué partidas del alojamiento temporal pueden restarse en el Impuesto sobre Sociedades o en el IRPF empresarial. Gastos deducibles para empresas: guía sobre el alquiler de inmuebles para empleados no es solo un asunto contable, sino una palanca estratégica para atraer talento y competir con márgenes ajustados. ¿Sabías que más del 38 % del presupuesto de desplazamiento se va en alojamientos? Optimizar cada euro ―aunque parezca trivial― marca la diferencia entre un proyecto rentable y otro que apenas cubre costes.

1. Por qué los gastos de alojamiento importan hoy más que nunca

• Movilidad en alza: los desplazamientos corporativos crecieron un 27 % en 2023 (INE).
• Inflación hotelera: +15 % de media en tarifas de larga estancia.
• Guerra por el talento híbrido: los proyectos se adjudican a quien ofrece condiciones completas, no solo salario.

Metáfora: La gestión de gastos es un embudo de ventas inverso; cuanto menos se fuga por los bordes, más líquido llega al resultado final.

2. Marco legal de la deducción de alquileres corporativos

2.1 Impuesto sobre Sociedades

1. Gasto necesario (art. 10 LIS): alojamiento indispensable para la obtención de ingresos.
2. Justificación documental: factura con IVA desglosado emitida a nombre de la empresa.
3. Devengo: se deduce en el periodo impositivo en que se incurre.

2.2 IRPF empresa individual

• Autónomos: deducible si el desplazamiento es fuera del municipio habitual y por tiempo limitado.
• Dietas exentas hasta 91,35 €/día en el extranjero; 53,34 € en España.

2.3 IVA

• Soportado deducible si se afecta a la actividad económica.
• Tasa general 21 % salvo arrendamientos de larga duración (exento).

3. Qué conceptos del alquiler temporal son deducibles

Tip: Centralizar todo con Alquiler 360 facilita que cada línea venga en la misma factura, evitando olvidos y errores de contabilización.

4. Cómo Alquiler 360 simplifica la deducción fiscal

1. Factura única mensual multiciudad: consolida rentas, suministros y servicios.
2. Portal de descarga de facturas en PDF y formato 347.
3. Reportes de imputación por centro de coste o proyecto.
4. Contratos LAU de uso distinto de vivienda, válidos ante Hacienda.
5. Soporte 24/7 ante requerimientos de la AEAT.

5. Estrategias de optimización: del «gasto» a la «inversión»

5.1 Agrupar estancias bajo un contrato marco

• Reduce tiempo jurídico un 70 %.
• Reutiliza fianza única.

5.2 Duraciones de 32+ noches

• Evitas el IVA en la renta (exención vivienda habitual).
• Mejor tarifa media que hotel (ahorro medio 35 %).

5.3 Negociar «all inclusive»

• Suma energía, wifi, limpieza y menaje: menos tickets, menos contabilidad.

5.4 Incluir dietas como variable

• Dieta se imputa al trabajador exenta; alquiler a la empresa deducible.

6. Paso a paso para presentar correctamente los gastos

1. Recopilar facturas: antes del cierre mensual verificar que todas estén en el ERP.
2. Revisar datos fiscales: NIF, razón social, descripción «alojamiento temporal proyecto X».
3. Conciliar con tarjetas corporativas: cruza cargo bancario vs. factura.
4. Asignar centro de coste: facilita control de margen por proyecto.
5. Archivar digital durante 6 años (plazo prescripción AEAT).

7. Ejemplos prácticos

Caso A: Ingenieros renovables

• 10 técnicos, Burgos, 5 meses.
• Alquiler mensual piso 3 hab: 1.400 € (exento IVA).
• Suministros incluidos.
• Deducción total anual: 1.400 € × 5 meses × 4 pisos = 28.000 €.

Caso B: Consultores fintech

• 4 consultores, Madrid, 6 semanas.
• Apart-hotel: 120 €/noche × 42 días × 4 = 20.160 € (IVA soportado deducible 21 %).
• Empresas aplican la deducción en IS + recuperan 3.497 € de IVA.

8. Preguntas frecuentes (FAQs)

1. ¿Puedo deducir el alquiler si coincide con la localidad de origen del empleado?
No, debe implicar desplazamiento fuera de su residencia habitual.

2. ¿Hay límite en el importe a deducir?
No, siempre que el gasto sea razonable y necesario.

3. ¿Qué ocurre con los gastos pagados con tarjeta personal del empleado?
Deducibles si hay factura y la empresa reembolsa; la fecha de deducción es la del informe de gastos.

4. ¿Las ampliaciones de estancia afectan a la deducción?
No, pero deben reflejarse en anexo contractual y nueva factura.

5. ¿Cómo tributa la vivienda si la empresa la cede gratuitamente al empleado?
Se considera retribución en especie; deberá valorarse y cotizar en nómina.

9. Calendario fiscal y alertas

• Enero: modelo 190 (retribuciones en especie).
• Trimestral: modelos 303 (IVA) y 111 (IRPF).
• Febrero: modelo 347 (operaciones > 3.000 €).
• Julio: Impuesto sobre Sociedades.

Configura alertas automáticas; aunque sea tarea de contabilidad, RR. HH. debe facilitar la documentación a tiempo.

Conclusión

Gastos deducibles para empresas: guía sobre el alquiler de inmuebles para empleados demuestra que un alojamiento bien documentado no es un coste, sino una inversión deducible que libera liquidez y mejora el life-cycle del empleado desplazado. En Alquiler 360 acompañamos a tu compañía con contratos flexibles, facturación unificada y asesoría fiscal experta para que conviertas cada euro de vivienda en un ahorro tangible.

¿Necesitas diseñar tu política de alojamiento deducible y multiciudad? Nuestro equipo fiscal y de operaciones está listo para ayudarte.

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