Gestionar un alquiler, ya sea turístico o corporativo, implica una serie de responsabilidades que van mucho más allá de entregar las llaves y cobrar la renta. Una de las más importantes, y a menudo una fuente de confusión y estrés, es la obligación legal de registrar a todos los huéspedes. Este proceso, que se realiza a través de plataformas como SES Hospedajes, no es una opción, sino un requisito indispensable para cumplir con la normativa de seguridad ciudadana. ¿Te sientes abrumado por la burocracia? ¿No tienes claro qué datos enviar o cómo hacerlo? Estás en el lugar correcto. En esta guía definitiva, te explicaremos de forma clara y sencilla cómo usar SES Hospedajes para el registro de huéspedes, transformando una tarea que parece compleja en un proceso rápido, eficiente y libre de errores.
¿Qué es exactamente SES Hospedajes y por qué es obligatorio? ⚖️
Antes de sumergirnos en el “cómo”, es fundamental entender el “qué” y el “porqué”. Lejos de ser un mero trámite administrativo, el registro de viajeros es una pieza clave en la seguridad pública de nuestro país.
La normativa: Entendiendo la ley de seguridad ciudadana
La obligación de registrar a los huéspedes emana directamente de la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana. Esta normativa exige que cualquier persona o entidad que ofrezca un servicio de hospedaje de forma remunerada debe llevar un registro documental de sus huéspedes y comunicar esta información a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado (Policía Nacional, Guardia Civil, etc.).
El objetivo es claro: prevenir delitos y ayudar en investigaciones policiales, garantizando un entorno más seguro para todos. SES Hospedajes (Sistema Estadístico de Hospedajes) es el nombre de una de las plataformas telemáticas que el Ministerio del Interior pone a disposición para facilitar este envío de datos. Dependiendo de la demarcación, también puede conocerse como e-Hotel (Policía Nacional) o el portal de Hospederías (Guardia Civil).
¿Quién está obligado a registrar a sus huéspedes?
La ley es muy amplia y no deja lugar a dudas. La obligación aplica a cualquier establecimiento de hospedaje, lo que incluye:
- Hoteles, hostales y pensiones.
- Campings y bungalows.
- Apartamentos turísticos.
- Viviendas de uso turístico (VUT).
- Y sí, también al alquiler de temporada o corporativo.
Si alquilas una vivienda por un periodo determinado a cambio de una contraprestación económica, estás legalmente obligado a registrar a cada persona mayor de 14 años que se aloje en ella. No importa si la estancia es de una noche o de seis meses.
La diferencia clave: Alquiler corporativo vs. alquiler turístico en el registro de viajeros 🏢
Aunque la obligación legal es la misma para todos, el alquiler corporativo presenta ciertas particularidades que es importante entender para gestionar el registro de viajeros de forma correcta.
¿Aplica la misma norma? Sí, pero con matices
La respuesta corta es sí. La ley no distingue entre un turista que se aloja por ocio y un empleado desplazado por un proyecto de su empresa. Ambos son “viajeros” a efectos legales y deben ser registrados en el plazo de 24 horas desde el inicio de su estancia. El procedimiento y los datos a recabar son idénticos.
El reto del alquiler para empresas: ¿Quién es el “Huésped”?
Aquí radica la principal diferencia operativa. En un alquiler corporativo, el contrato de arrendamiento se firma con una persona jurídica (la empresa), pero quienes se alojan en la vivienda son personas físicas (los empleados).
Es un error común pensar que con tener los datos de la empresa es suficiente. La obligación de registro es personal e intransferible. Debes recabar y comunicar los datos de cada uno de los trabajadores que van a pernoctar en la propiedad, aunque la factura se emita a nombre de su compañía.
La ventaja del modelo corporativo: Simplificación y seguridad
Gestionar el registro en un entorno de alquiler corporativo, aunque requiere el mismo rigor, a menudo resulta más sencillo y seguro para el propietario.
- Huéspedes Pre-VETADOS: Los empleados son profesionales seleccionados por empresas solventes, lo que reduce drásticamente el riesgo de problemas.
- Colaboración Garantizada: La propia empresa es la primera interesada en que todo el proceso se realice de forma legal y fluida, por lo que facilitará la recopilación de la documentación de sus empleados.
- Menor Rotación: Al tratarse de estancias de media duración, el número de registros a realizar a lo largo del año es significativamente menor que en un alquiler turístico, optimizando el tiempo de gestión.
Guía paso a paso: Cómo darse de alta y usar SES hospedajes 💻
Ahora sí, vamos a la parte práctica. Este es el proceso que debes seguir para cumplir con la normativa. Parece laborioso la primera vez, pero una vez configurado, se convierte en una rutina sencilla.
Paso 1: Localizar la comisaría o puesto de la guardia civil correspondiente
El primer paso es físico. Debes dirigirte a la unidad policial que corresponda a la ubicación de tu vivienda.
- Si la vivienda está en una capital de provincia o un municipio con Comisaría de Policía Nacional, deberás ir a la unidad de Extranjería y Documentación.
- Si la vivienda está en un municipio sin Comisaría de Policía Nacional, la competencia será del Puesto de la Guardia Civil de esa demarcación. Una simple llamada telefónica a la comisaría o puesto más cercano te confirmará dónde debes ir.
Paso 2: La Solicitud de alta – documentación necesaria
Deberás presentar un formulario de solicitud de alta en el sistema. Aunque puede variar ligeramente, la documentación que te solicitarán generalmente es:
- DNI/NIF/CIF del propietario o titular de la explotación.
- Escritura de la propiedad o contrato que acredite tu derecho a explotarla (ej. contrato de gestión).
- En algunos casos, la licencia de apertura o la declaración responsable de inicio de actividad turística, si procede.
- Un correo electrónico y teléfono de contacto.
Nuestro consejo: llama antes para confirmar exactamente qué necesitas llevar y evitar un segundo viaje.
Paso 3: Obtención de credenciales: usuario y contraseña
Una vez presentada y validada la documentación, la unidad policial te dará de alta en su sistema. Recibirás (normalmente por correo electrónico) tus credenciales de acceso: un código de establecimiento, un usuario y una contraseña. ¡Guárdalas como oro! Son tu llave de acceso a la plataforma.
Paso 4: Accediendo a la plataforma (e-Hotel, Webpol, etc.)
Con tus credenciales, ya puedes acceder a la plataforma online. Busca en Google “e-Hotel Policía Nacional” o “Hospederías Guardia Civil” para encontrar el portal de acceso. Introduce tus datos y accederás al panel de gestión.
Paso 5: Rellenando el parte de entrada de viajeros – campo por campo
Dentro de la plataforma, tendrás la opción de crear un nuevo “Parte de Entrada”. Deberás rellenar los campos obligatorios con la información del documento de identidad de cada huésped mayor de 14 años. Los datos son:
- Número de Documento de Identidad (DNI, Pasaporte, etc.)
- Tipo de Documento
- Fecha de Expedición del Documento
- Nombre Completo
- Primer Apellido
- Segundo Apellido
- Sexo
- Fecha de Nacimiento
- País de Nacionalidad
- Fecha de Entrada en el Alojamiento
Además, el huésped debe firmar este parte de entrada (puede ser una firma digital en el proceso de check-in online).
Paso 6: Envío del fichero en menos de 24 horas
Una vez completado el parte, la plataforma genera un fichero que debes enviar telemáticamente. Este envío debe realizarse dentro de las 24 horas siguientes al inicio de la estancia del huésped. No hacerlo a tiempo se considera una infracción.
Automatización del registro: Herramientas y Apps para simplificar el proceso 🚀
Realizar este proceso manualmente es posible, pero puede ser tedioso y propenso a errores. Afortunadamente, la tecnología ha venido al rescate.
¿Por qué automatizar? Ahorro de tiempo y cero errores
La automatización del check-in y del registro de viajeros te permite:
- Ahorrar un 90% del tiempo dedicado a esta tarea.
- Eliminar errores de transcripción de datos.
- Ofrecer una experiencia más moderna y profesional a tus huéspedes.
- Asegurar el cumplimiento de la ley sin estrés.
Check-in Online: La solución moderna
Existen numerosas aplicaciones y software de mercado (como Chekin, Civitfun, etc.) que te permiten enviar un enlace al huésped antes de su llegada. A través de este enlace, el huésped puede:
- Rellenar sus datos personales.
- Hacer una foto a su documento de identidad. La app extrae los datos automáticamente mediante tecnología OCR.
- Firmar digitalmente el parte de viajeros en la pantalla de su móvil.
Integración directa con SES hospedajes
La magia de estas herramientas es que, una vez recopilados los datos, se conectan directamente con las plataformas de la Policía o la Guardia Civil y envían el fichero de forma automática en tu nombre. El proceso se completa sin que tengas que hacer prácticamente nada.
El modelo alquiler 360: Cómo delegar el 100% de esta gestión
Para propietarios e inversores que buscan una rentabilidad verdaderamente pasiva, la mejor solución es delegar. En Alquiler 360, integramos la gestión del registro de viajeros como parte fundamental de nuestro servicio 360º.
- Nos encargamos del alta en el sistema si aún no la tienes.
- Utilizamos tecnología de check-in online de última generación para una experiencia fluida.
- Garantizamos el envío de cada parte de viajeros en tiempo y forma.
- Custodiamos los registros durante el tiempo que exige la ley.
Tú te despreocupas por completo, con la tranquilidad de saber que tu negocio cumple con todas las obligaciones legales.
Sanciones y riesgos: ¿Qué ocurre si no cumples con el registro de huéspedes?
Omitir el registro de viajeros no es una cuestión menor. Las consecuencias pueden ser graves y costosas.
Las consecuencias legales
El incumplimiento de la obligación de registro está tipificado en la Ley de Seguridad Ciudadana como una infracción leve. Sin embargo, las sanciones económicas no lo son tanto:
- Las multas por no registrar a un huésped o hacerlo fuera de plazo pueden oscilar entre los 100 y los 600 euros.
- Si la falta se considera grave (por ejemplo, por omisión reiterada o falsedad en los datos), las multas pueden ascender desde los 601 hasta los 30.000 euros.
Más allá de la multa: Riesgos de seguridad y reputación
No registrar a los huéspedes no solo te expone a una sanción. También implica no saber quién se está alojando realmente en tu propiedad, lo que supone un riesgo para tu seguridad y la de la comunidad. Además, para un negocio enfocado en el alquiler corporativo, el cumplimiento normativo es un sello de profesionalidad y confianza. Incumplirlo puede dañar gravemente tu reputación.
Preguntas frecuentes (FAQs) sobre SES hospedajes y el registro de viajeros
1. ¿Tengo que registrar a todos los ocupantes o solo al que firma el contrato? Debes registrar a todos los ocupantes mayores de 14 años, independientemente de quién sea el titular del contrato de alquiler. La obligación es individual.
2. ¿Qué hago si un huésped se niega a proporcionar su documentación? Debes informarle de que se trata de una obligación legal ineludible en España para cualquier tipo de hospedaje. Si persiste en su negativa, legalmente no puedes permitirle el acceso a la vivienda y deberías comunicar la incidencia a las autoridades.
3. ¿Debo registrar a huéspedes españoles también? Sí. La obligación aplica a todas las personas, sin importar su nacionalidad. Tanto el DNI de un ciudadano español como el pasaporte de un extranjero son documentos válidos para el registro.
4. ¿Cuánto tiempo debo conservar los partes de viajeros firmados? La normativa exige que los partes de entrada de viajeros, ya sean físicos o digitales, se conserven durante un periodo de tres años, a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad si los requirieran.
5. Si delego la gestión a Alquiler 360, ¿quién es el responsable legal del registro? El titular de la actividad de hospedaje (normalmente el propietario o la empresa gestora que explota la vivienda) es siempre el responsable último ante la ley. Sin embargo, al contratarnos, firmas un contrato de prestación de servicios donde nosotros asumimos la tarea y la responsabilidad operativa de realizar dichos registros en tu nombre, garantizando su cumplimiento.
Conclusión: Cumplimiento y Tranquilidad para tu negocio
Dominar el proceso de cómo usar SES Hospedajes para el registro de huéspedes es fundamental para cualquier propietario o gestor que quiera operar con profesionalidad y seguridad jurídica. Aunque pueda parecer intimidante al principio, es un procedimiento que, una vez sistematizado o delegado, se integra de forma natural en la operativa de tu alquiler.
Cumplir con la ley no solo te evitará sanciones, sino que reforzará la seriedad y la confianza de tu negocio, valores indispensables en el sector del alquiler corporativo.
¿Quieres centrarte en la rentabilidad de tu inversión y olvidarte de la burocracia?
En Alquiler 360, convertimos la complejidad en simplicidad. Nuestro servicio integral se encarga de todo: desde la gestión de reservas y la facturación unificada hasta el cumplimiento riguroso de todas las obligaciones legales como el registro de viajeros. Permítenos ser tu partner y lleva tu negocio de alquiler al siguiente nivel.
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